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2 précisions sur la régularisation des charges dans un bail commercial

Bail commercial / Par Alexia.fr, Publié le 01/07/2020 à 17h33
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Le bail commercial est un contrat de location de locaux utilisés pour l’exploitation d’un fonds de commerce ou artisanale. La répartition des charges et des dépenses, entre le bailleur et le locataire, doit figurer dans le contrat de bail.

Par principe, en tant que locataire, vous devez supporter les dépenses d’entretien et de réparations courantes, c’est-à-dire :

  • les dépenses liées à votre consommation d’électricité, de gaz ou d’eau,
  • les impôts, taxes, redevances, contributions et charges liées à votre activité,
  • les dépenses d’entretien,
  • les travaux d’embellissement,
  • les réparations courantes.

Imaginons que vous ayez un souci avec la clim, il vous revient de la faire réparer.

Vous pouvez également être amené à supporter d’autres charges telles que les primes d’assurances, si cela a été prévu dans le bail.

En effet, le bail commercial doit comporter une clause précisant :

  • l’inventaire limitatif des catégories de charges attachées au bien loué,
  • la répartition de ces charges entre le bailleur et le locataire,
  • la répartition des charges entre les différents locataires en fonction de la surface de chacun en présence d’un ensemble immobilier.

D’ailleurs, votre bailleur doit vous informer de toute création de nouvelles charges et de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges. Cependant, si de nouvelles charges sont créées pendant le bail, le bailleur peut vous les faire supporter seulement si cette possibilité a été prévue dans le bail.

Imaginons qu'une nouvelle taxe soit créée, si le bailleur veut vous la faire supporter, votre bail doit expressément prévoir cette possibilité. Si ce n'est pas le cas, il ne peut pas vous en réclamer le paiement.

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La régularisation des charges

Les charges doivent être facturées au coût réel supporté. Cependant, elles peuvent être évaluées de manière forfaitaire.

Imaginons que votre loyer soit de 1 000 €, il peut être prévu que les charges soient équivalentes à 10 % du loyer, c’est-à-dire, 100 €.

A noter : Le montant forfaitaire ne peut être actualisé qu’au moment du renouvellement du bail commercial.

Un état récapitulatif de l’inventaire des charges de l’année, contenant la liquidation et la régularisation des comptes de charges, doit vous être communiqué chaque année, au plus tard :

  • le 30 septembre de l’année suivant celle au titre de laquelle l’état récapitulatif est effectué,
  • dans un délai de 3 mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel pour les immeubles en copropriété.

Par exemple, l’état récapitulatif des charges de l’année 2020 doit vous être communiqué au plus tard le 30 septembre 2021.

Pour le recouvrement des charges ou la demande de remboursement de charges payées, mais non dues, le délai de prescription est de 5 ans.

Imaginons que vous ayez réglé 1 000 € de charges pour l’année 2019 alors que finalement, le montant réel des charges était de 800 €, vous pouvez réclamer le remboursement des 200 € pendant 5 ans à compter de la date de régularisation des charges.

Les justificatifs du montant des charges

En tant que locataire, vous pouvez demander à votre bailleur, les justificatifs prouvant le montant des charges, impôts, taxes et redevances que vous supportez.

A noter : Toutes ces dispositions sont valables pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er septembre 2014.

A retenir : Concernant les baux antérieurs à la loi Pinel, l’absence de régularisation annuelle des charges par le bailleur est sanctionnée par le remboursement des provisions sur charges versées par le locataire. L’obligation de remboursement s’impose jusqu’à la communication des justificatifs et des états récapitulatifs des charges annuels permettant de confirmer le montant des provisions versées.

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