Quelles sont les règles et pratiques de l'achat public de faible montant ?

L'entreprise peut tout à fait démarcher des acheteurs publics pour se faire référencer

A titre liminaire, on rappellera qu'il est parfaitement autorisé pour une entreprise de mener des opérations de marketing et de démarcher des acheteurs publics en leur communiquant des informations sur ses produits et services. L'objectif est de pouvoir se faire référencer dans le cadre des opérations de consultations préalables du marché (sourcing) que peuvent mener les acheteurs publics au titre de l'article L2111-1 du Code de la commande publique (CCP).

Une fois référencée, la PME peut espérer être sollicitée directement en dehors d'une consultation publiée.

Les seuils et règles des dispenses de publicité et mises en concurrence

En effet, les acheteurs publics sont admis à contractualiser avec un opérateur économique déterminé (c'est-à-dire, déjà référencé) dans les cas d'un marché dont la valeur estimée est inférieure à :

• 40 000 euros HT pour les fournitures et services (R2122-8 CCP) ;
• 100 000 euros HT pour les travaux (sauf pérennisation, possibilité ouverte jusqu'au 31 décembre 2024 au titre de l'article 6 du décret n° 2022-1683 du 28 décembre 2022 portant diverses modifications du code de la commande publique) ;
• 100 000 euros HT pour les fournitures, services et travaux innovants (article R2122-9-1 CCP).

Au-delà de ces seuils, la publicité et la mise en concurrence sont obligatoires.

Dans ces différentes hypothèses, l'acheteur public doit néanmoins respecter plusieurs règles :

D'abord, il ne peut scinder artificiellement ses achats, c'est-à-dire qu'il ne peut sciemment computer ses besoins selon des règles différentes de celles prévues au CCP de manière à contourner ces seuils.

Pour les fournitures et services, les acheteurs publics procèdent le plus souvent sur la base de leur nomenclature des achats (classification) qui leur permet d'estimer leurs besoins réguliers en les rassemblant par familles homogènes en fonction de leurs caractéristiques propres (similarités).

Il existe des possibilités de computer en propre les besoins nouveaux, c'est-à-dire ceux qui étant imprévisibles, n'ont pu être programmés.

Pour les travaux, la computation est organisée par opération, c'est-à-dire en prenant en compte la valeur totale des travaux se rapportant à une opération ainsi que la valeur totale estimée des fournitures et des services mis à la disposition du titulaire par l'acheteur lorsqu'ils sont nécessaires à l'exécution des travaux (article R2121-5 CCP). Précisons qu'il y a opération de travaux lorsque l'acheteur prend la décision de mettre en oeuvre, dans une période de temps et un périmètre limité, un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle, technique ou économique.

Ensuite, si la computation est régulière, pour se dispenser de publicité et de mise en concurrence, il doit encore veiller à :

o choisir une offre pertinente,

o faire une bonne utilisation des deniers publics,

o ne pas contracter systématiquement avec un même opérateur économique lorsqu'il existe une pluralité d'offres susceptibles de répondre au besoin.

La question des demandes de devis

Souvent, en dessous de ces seuils et selon des instructions généralement en vigueur au sein des acheteurs publics, ces derniers procèdent par demandes de devis.

La demande de devis peut relever d'une consultation préalable du marché (sourcing), afin de permettre à l'acheteur public de se renseigner sur le prix d'un produit ou service. Elle doit être évitée si l'acheteur public connait le marché auquel il entend s'adresser (les devis représentent un coût pour l'entreprise).

La demande de devis formalisée auprès de plusieurs entreprises, avec par exemple une expression de besoin et une date limite de remise des devis, constitue en revanche une procédure adaptée qui contraint l'acheteur public à respecter les règles applicables en la matière et en particulier le principe de l'égalité de traitement (article L3 CCP). Ce qui doit le conduire à définir des critères de jugement des offres et à fixer une date limite de offres identique. Considérant l'interdiction de fixer un critère unique de prix (hors fournitures standards) y compris dans le cadre de la simple demande de devis (article R2152-7 CCP), l'acheteur public est en principe contraint de communiquer en amont plusieurs critères de jugements des offres (généralement prix et qualité technique, ou délais de livraison), même si, force est de constater, cela n'est pas toujours respecté.

Enfin, on rappellera qu'à ce niveau d'achat, le marché doit être obligatoirement écrit dès 25 000 euros HT (contrat dont la forme est libre, un devis dûment signé et accepté bon pour accord pouvant valoir contrat) et qu'en tous les cas, les acheteurs publics doivent veiller à pouvoir tracer tous leurs échanges avec les entreprises.