Contrôle et surveillance des collaborateurs : vérification des jours travaillés sur site dans le cadre de la politique sur le télétravail

Conditions générales de mise en place d'un dispositif de contrôle des accès à l'entreprise

S'agissant d'un moyen de surveillance des salariés, la verification de jours de présence sur site doit répondre aux conditions suivantes :

1. Respect des droits et libertés des salariés

La surveillance des salariés et le contrôle de leur activité sont des droits de l'employeur inhérents à son pouvoir de direction. Mais ce contrôle légitime doit respecter les droits de la personne et les libertés individuelles et collectives des salariés. Ainsi, toute restriction à ces droits et libertés apportée par un dispositif de contrôle doit être justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché (C. trav., art. L. 1121-1).

2. Procédure

Les salariés doivent être informés préalablement à la mise en place d'un dispositif de contrôle de leur activité (C. trav., art. L. 1222-4). Le CSE doit également en être informé et consulté au préalable (C. trav., art. L. 2312-38).

Il est à noter que l'entreprise doit préciser le but du moyen de surveillance mis en place. Aussi, si le CSE est consulté sur l'introduction d'un badge-in visant à vérifier les entrées dans les locaux, l'employeur ne peut pas ensuite mettre en place un système vérifiant tous les déplacements au sein de l'entreprise.

3. Respect des obligations issues du RGPD

Le contrôle des accès par badges ou cartes à puce constitue un traitement de données à caractère personnel, dès lors qu'il s'agit d'un dispositif permettant de collecter des données rattachées à des personnes identifiées et qui font l'objet d'un traitement (enregistrement, conservation, utilisation...).

Il convient alors de respecter les obligations issues notamment du RGPD : système d'autocontrôle continu, tenue d'un registre des activités de traitement, désignation d'un délégué à la protection des données, etc.

Concrètement, les informations ne sont accessibles qu'aux membres habilités des services gérant le personnel, la paie ou la sécurité. L'employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécurité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes n'ayant pas la qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance.

La durée de conservation des données relatives aux accès est limitée à 3 mois après leur enregistrement. Les données utilisées pour le suivi du temps de travail (y compris les données relatives aux motifs des absences) doivent être conservées pendant 5 ans. Il n'y a plus en revanche d'obligation de déclarer les dispositifs de surveillance à la Cnil.

Risques d'abus et de dérives

À condition de respecter les règles susvisées, l'employeur peut mettre en place des badges électroniques pour contrôler l'accès à l'entreprise et la durée de travail des salariés. Les informations récoltés peuvent alors être utilisés par l'employeur pour procéder à une sanction disciplinaire du salarié.

Il est à noter toutefois que l'introduction de systèmes de surveillance présente des risques d'abus et de dérives, notamment en termes de contrôle disproportionné et entrave à la libre circulation du personnel.

Ainsi :

• Le recours à la géolocalisation n'est pas légitime si l'employeur peut contrôler le temps de travail à partir de documents déclaratifs du salarié (CE, 15 décembre 2017, n° 403776 : RJS 3/18 n° 158) ou en exploitant les renseignements sur son activité laissés par l'intéressé sur le programme informatique auquel il doit se connecter quotidiennement (CA Toulouse, 12 octobre 2012, n° 10-07286 : RJS 4/13 n° 253) ;
• Est par ailleurs illicite un dispositif de géolocalisation utilisé à d'autres fins que celles portées à la connaissance des salariés concernés (Cass. soc., 3 novembre 2011, n° 10-18.036 FS-PBRI : RJS 1/12 n° 4), notamment pour contrôler la localisation du salarié en dehors de ses heures de travail (Cass. soc., 22 mars 2023, n° 21-22.852 F-D : RJS 6/23 n° 295) ;
• Est illicite l'utilisation, pour contrôler l'activité et les horaires de travail des salariés, de données de badgeage ayant pour seule finalité déclarée le contrôle des accès aux locaux (Cass. soc., 8 mars 2023, n° 21-20.798 FS-D : RJS 5/23 n° 235) ;
• De même, sauf circonstances exceptionnelles qu'il appartient à l'entreprise d'établir, est excessive l'utilisation d'une badgeuse photographiant le salarié à chaque pointage (Communiqué Cnil du 27 aout 2020) ;
• Aucun dispositif de géolocalisation ne peut être utilisé pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat, ni pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile/lieu de travail, temps de pause, etc.).