1. Vos documents commerciaux
Il est ici question des factures, bons de commandes, tarifs, documents publicitaires et, de manière plus générale, toutes les correspondances émises par l'entreprise ou en son nom. Ne sont en revanche pas concernés les enveloppes à en-tête imprimée ou les emballages de produits.
Les mentions suivantes doivent donc figurer sur la plupart des documents destinés aux tiers c'est à dire aux clients, fournisseurs, administrations, etc.
1.1. Si votre entreprise est immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM), les mentions suivantes doivent figurer sur vos documents commerciaux :
- le numéro SIREN ;
- pour les commerçants la mention " RCS " suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation - ou pour les artisans la mention " RM " suivie des chiffres désignant la Chambre de Métiers et de l'Artisanat (département + identifiant) ;
- l'adresse complète du siège de l'entreprise ;
- le cas échéant, le fait qu'elle est en liquidation.
Outre ces mentions :
- Les sociétés commerciales doivent mentionner leur raison sociale c'est à dire leur dénomination, leur forme sociale - SARL, SA, SA à directoire et conseil de surveillance, SAS, etc. - ainsi que le montant de leur capital social qui peut être arrondi à la valeur entière inférieure.
- La société dont le siège social se trouve à l'étranger doit porter les mentions signalées en points 3° et 4°, ainsi que sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'Etat où elle a son siège.
1.2. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous devez mentionner :
- votre numéro SIREN...
- ... directement suivi de la mention " dispensé d'immatriculation en application de l'article L. 123-1-1 du Code de Commerce " ;
- l'adresse de votre entreprise.
1.3. Quelques cas particuliers
- Si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire du fonds de commerce que vous exploitez, vous devez le signaler expressément.
- Si c'est le cas, vous devez préciser : " membre d'un centre de gestion agréé - le règlement par chèque est accepté ".
- Si vous bénéficiez d'un " contrat d'appui au projet d'entreprise " (CAPE), il convient d'indiquer :
- le nom de la personne morale responsable de l'appui ;
- le lieu de son siège social ;
- son numéro unique d'identification.
- Si vous avez affecté à votre activité professionnelle un patrimoine séparé de votre patrimoine personnel - en dehors de la création d'une société - il faut mentionner :
- l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté ;
- la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant votre nom ou votre nom d'usage ;
- cette dénomination devant être suivie immédiatement des mots " entrepreneur individuel à responsabilité limitée " ou des initiales " EIRL ".
- D'autres mentions spécifiques doivent être reproduites pour certaines professions réglementées à l'instar des agences de voyage, des agents immobiliers, etc.
- Si vous êtes artisan ou auto-entrepreneur et exercez une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire - secteur du bâtiment par exemple - il est impératif de faire figurer certaines mentions liées à cette police d'assurance sur vos devis et factures.
- A noter, de nombreuses mentions supplémentaires doivent figurer sur les factures, devis et conditions générales.
Toutes ces mentions doivent apparaître de manière claire.
2. Votre site Internet
Si les règles précédentes sont généralement respectées grâce à un papier à en-tête bien renseigné, il n'en va pas toujours de même des sites Internet. Or il est tout aussi obligatoire de signaler les " mentions légales " de votre entreprise à vos fournisseurs ou clients internautes qu'à ceux qui vous lisent sur papier !
A noter, les mentions suivantes concernent tous les sites Internet édités à titre professionnel, même si aucune vente n'est proposée directement en ligne.
Outre les mentions citées en point 1.1 pour les entreprises immatriculées au RCS ou au RM et celles citées en point 1.2 pour les auto-entrepreneurs, il convient de faire apparaître les mentions suivantes sur votre site Internet :
- une adresse e-mail ;
- un numéro de téléphone ;
- le numéro de TVA intracommunautaire ;
- le nom du responsable de la publication, c'est à dire - à grands traits - de la personne qui est responsable des contenus mis en ligne sur le site, c'est à dire le représentant légal de votre entreprise ;
- les coordonnées complètes de l'hébergeur du site Internet (sa dénomination, son adresse et numéro de téléphone).
- Si vous recueillez quelque information personnelle que ce soit sur des tiers par l'intermédiaire de votre site Internet, il faut procéder à une déclaration de fichier auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Il faudra ensuite mentionner votre numéro de déclaration CNIL sur le site Internet, parmi les " mentions légales ".
- En outre, si le site Internet de votre entreprise permet la vente en ligne, il est impératif d'y rendre vos Conditions Générales de Vente (CGV) accessibles. Ces CGV doivent impérativement contenir un certain nombre d'informations protectrices des droits des consommateurs dans le cadre de la vente à distance (droit de rétractation, modalités de paiement, de livraison, etc.).
Attention, il est illicite de faire un copier / coller des mentions légales et / ou des CGV d'autres sites Internet. Un tel procédé est constitutif de concurrence déloyale puisqu'il fait, illégitimement, économiser les frais juridiques liés à leur élaboration aux dépens de l'entreprise dont ces informations ont été détournées. Cette dernière serait donc fondée à solliciter des dommages et intérêts.
Il vaut donc mieux faire établir vos propres Conditions Générales de Vente par un professionnel, ce qui permettra également de les adapter au mieux à votre activité.
Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, toutes ces informations doivent être accessibles facilement et de manière permanente sur votre site Internet.
3. Quelles conséquences en cas de non-respect, en cas de mentions incomplètes ?
Des mentions incomplètes ou inexactes sur vos documents commerciaux vous exposent à une amende de 4ème classe, soit 750 Euros au plus. Si les poursuites pénales sont dirigées à l'encontre de la société, c'est une amende de 3.750 Euros au plus qui pourra être appliquée. Dans certains cas, la loi prévoit même que tout "intéressé" peut faire condamner l'entreprise à régulariser ses mentions légales.
Le non-respect des mentions obligatoires sur les sites Internet est plus sévèrement puni puisqu'il expose le dirigeant de l'entreprise défaillante à des sanctions pénales allant jusqu'à un an d'emprisonnement et à une amende de 75.000 Euros (375.000 Euros pour les personnes morales). D'autres sanctions pénales peuvent également être prononcées, à l'instar d'une interdiction d'exercer une activité professionnelle pendant 5 ans au plus.
En plus de vous prémunir contre de telles sanctions, le respect de ces exigences garantira un maximum de transparence à vos partenaires et renforcera d'autant la crédibilité de votre entreprise auprès d'eux.
Je vous invite donc à vérifier le papier à en-tête et le site Internet de votre entreprise !
Adeline LECLERC
Avocat au Barreau de PARIS
Les textes applicables :
- Articles L. 238-3, R. 123-237, R. 123-237-1 et R. 123-238 du Code du Commerce
- Article 22-2 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014 relative à l'artisanat, au commerce et aux très petites entreprises
- Article L. 121-18 1° du Code de la Consommation
- Articles 6 et 19 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, dite " LCEN ".
- Articles 121-2, 131-13, 131-39 et 131-41 du Code Pénal
- Rép. min. n° 38 214, à M. Delfosse : JOAN Q 26 janv. 1981, p. 374
