Embauche d'un salarié : n'oubliez aucune formalité!

Travail / Par Alexia.fr, Publié le 29/12/2017 à 16h12

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La déclaration préalable à l'embauche

Lors de toute embauche, l'employeur doit effectuer une déclaration préalable à l'embauche et l'adresser à l'URSSAF ou à la Mutualité sociale Agricole dont il relève (article L. 1221-10 du Code du travail). Cette déclaration a remplacé la déclaration unique d'embauche.

Certaines catégories de personnel sont exonérées de déclaration préalable à l'embauche (stagiaires, bénévoles, volontaires du service civique, ...) ainsi que les adhérents à certaines offres de service de simplification (Tese, CEA, Guso, ...).

Cette formalité unique permet d'assurer la déclaration de première embauche dans un établissement, l'immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage en cas d'embauche d'un premier salarié, la demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), l'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail, la demande d'examen médical d'embauche du salarié, pour la visite médicale obligatoire, et le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Si le salarié est de nationalité étrangère, l'employeur doit vérifier qu'il possède bien une autorisation de travail en cours de validité.

Cette déclaration peut être effectuée par internet sur Net-entreprises.fr, soit par saisie en ligne d'un formulaire soit par dépôt de fichier issu du logiciel de l'entreprise. Elle peut aussi se faire par courrier avec accusé de réception auprès de l'URSSAF. Toutefois, les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente ont l'obligation de dématérialiser ces dernières.

La déclaration préalable à l'embauche doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard, dans l'instant qui précède l'embauche.

Puis, dans les 5 jours ouvrables, l'URSSAF (ou la MSA) adresse à l'employeur un accusé de réception. Une copie de la déclaration préalable ou de l'accusé réception doit être remise au salarié.

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A noter

En plus de ces déclarations, l'employeur doit inscrire sur le registre unique du personnel les informations concernant le salarié.

En outre, s’il s’agit d’une entreprise de plus de 50 salariés, l'employeur doit tous les mois adresser à la direction du travail une déclaration des mouvements de main-d'oeuvre en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent. Cette modalité est progressivement remplacée par la déclaration sociale nominative.

Les documents à remettre au salarié lors de l'embauche

L'employeur est tenu de remettre au salarié, au moment de son embauche :

le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSAFF (ou la MSA) lors de la déclaration préalable à l'embauche.

un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche en mentionnant l'identification de l'URSAFF(ou de la MSA) destinataire des informations.

Mais l’employeur est dispensé de remettre ces documents au salarié dès lors qu’il fournit à ce dernier un contrat de travail écrit, comportant l'identification de l'URSSAF (ou de la MSA) et rappelant que le salarié dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées qui le concernent (loi informatique et libertés).

Dans ce cas, le contrat de travail doit comporter les mêmes mentions que la déclaration d’embauche.

Ces mentions sont : la dénomination sociale (ou nom et prénoms) et l'adresse de l'employeur, le code APE de l'entreprise, le numéro de Siret de l'établissement, les coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale, les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, et numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé), la date et l'heure d'embauche prévisibles, la nature, la durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

La visite d'information et de prévention

Au plus tard trois mois après l'embauche, tout salarié doit être soumis à une visite d'information et de prévention réalisée par un professionnel de santé (article R. 4624-10). Cette visite doit être renouvelée au plus tard tous les cinq ans (trois ans pour les travailleurs handicapés, les travailleurs titulaires d'une pension d'invalidité et les travailleurs de nuit).

Mais un nouvel examen d'embauche n'est pas obligatoire lorsque le salarié occupe un emploi identique à celui qu'il a quitté, présentant des risques d'exposition équivalents. Cette dispense nécessite également que le professionnel de santé soit en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d'aptitude. Enfin pour être dispensé le travailleur ne doit pas avoir fait l'objet d'une mesure d'aménagement du travail ou d'un avis d'inaptitude au cours des cinq dernières années.

Attention !

Dans certains cas, la visite médicale doit obligatoirement avoir lieu avant l'embauche (travailleur de nuit et travailleur âgé de moins de 18 ans). Le médecin du travail peut alors prescrire, s'il le juge utile, des examens spécialisés complémentaires qui sont à la charge de l'employeur.

A noter

La visite peut se faire jusqu'à trois mois après l'entrée en fonction.

Or, l'employeur peut avoir intérêt à organiser la visite d'embauche avant l'entrée en fonction.

En effet, le candidat à l'emploi a le droit de taire ses problèmes de santé lors de son recrutement.

Il ne doit confier les renseignements sur son état de santé qu'au médecin chargé de son examen médical d'embauche.

Dès lors, si l'examen révèle que le salarié ne peut pas tenir son poste, l'employeur ne peut se prévaloir d'un prétendu mensonge du salarié quant à son état de santé ou son handicap.

L'employeur ne peut licencier le salarié pour ce motif : le licenciement serait nul car discriminatoire.

Face à une telle situation l'employeur devra rechercher à adapter le poste, à reclasser le salarié et, si c’est impossible, il devra engager une procédure de licenciement pour inaptitude.

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