Remise des documents de fin de contrat : 3 choses à savoir

L'employeur ne peut pas faire l'impasse sur ces documents.

Lorsqu’un contrat de travail prend fin, l’employeur doit remettre au salarié différents documents, appelés couramment documents de fin de contrat, peu importe la cause de la rupture (démission, licenciement, rupture conventionnelle individuelle…). Parmi les principaux documents de fin de contrat remis au salarié figurent en particulier le certificat de travail qui permet notamment au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement professionnel, le reçu pour solde de tout compte qui dresse les sommes qui lui sont versées lors de la rupture du contrat de travail ou encore son attestation Pôle emploi destinée à lui permettre de faire valoir ses droits au chômage.

Autant dire que ces différents documents sont donc très importants pour le salarié et que l’employeur ne peut pas faire l’impasse à leur sujet ! Ils doivent être remis au salarié à l’expiration de son contrat de travail.
En effet, l’employeur qui refuse de délivrer les documents de fin de contrat de travail risque, s’il s’agit du certificat de travail ou de l’attestation Pôle emploi, une peine d’amende. Il pourrait également se voir contraint de délivrer les documents de fin de contrat sous astreinte si le salarié agit en justice, ce qui corserait encore l’addition. Aucune excuse ne peut dispenser l’employeur de la réalisation de ces documents dont la remise est rendue obligatoire par le Code du travail lui-même. Pas question d’évoquer l’incompétence du salarié pour ne pas lui remettre son certificat de travail !

Une simple mise à disposition du salarié suffit.

Contrairement à une idée largement reçue chez certains salariés, l’employeur n’a pas à leur envoyer les documents de fin de contrat de travail à leur domicile une fois ces documents réalisés !
L’employeur doit préparer ces documents et, dès que c’est fait, en informer le salarié concerné pour qu’il passe les chercher dans les locaux de l’entreprise. Rien n’oblige en effet l’employeur à les envoyer. Il reste bien entendu possible de s’entendre avec l’employeur pour qu’il procède à l'envoi de ces documents au salarié, par exemple lorsque le salarié réside dans une ville éloignée du siège de l’entreprise.

Dans tous les cas, pour des questions de preuve, l’employeur a intérêt à faire signer au salarié une décharge lorsqu’il remet les documents, ou d’utiliser un courrier recommandé avec accusé de réception en cas d'envoi.

Petit cours de jargon juridique pour ne pas être pris au dépourvu ? Les documents de fin de contrat sont dits quérables. Et non portables. Cela signifie simplement que l’employeur n’a comme seule obligation de les produire et de les tenir à disposition du salarié. Et non de lui envoyer.

Un retard dans la remise n'entraine pas forcément de dommages et intérêts pour le salarié.

En principe, les documents doivent être remis dès le lendemain du terme du contrat. Pour des raisons de procédures de paie, les délais sont cependant parfois plus longs. Sans parler d’une volonté délibérée parfois de tarder à réaliser ces documents !
Pendant longtemps, les juges ont considéré que, dès que le salarié subissait un retard dans la remise des documents de fin de contrat, il pouvait automatiquement obtenir des dommages et intérêts de son employeur. Désormais, ce dédommagement ne peut être obtenu que si le salarié arrive à démontrer qu’il a subi un préjudice. Par exemple, s’il a eu un problème d’indemnisation au chômage faute d’attestation Pôle emploi ou encore si le manque de certificat de travail lui a fait rater une nouvelle opportunité professionnelle. Tout sera donc une affaire de cas par cas !