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Frais de trajet domicile-lieu de travail : différencier les prises en charge obligatoire et facultatives

Travail / Frais de transport / Par Alexia.fr, Publié le 20/02/2020 à 11h22
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Tout salarié fait, par principe, un trajet pour se rendre de son domicile à son lieu de travail à chaque début de journée de travail. Puis le trajet inverse à la fin de cette journée. Le temps passé pour ces trajets n’est pas payé par l’employeur. Cependant le salarié peut espérer une indemnisation pour les frais exposés à cette occasion. Indemnisation s’imposant à l’employeur ou décidée par l’employeur.

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La prise en charge obligatoires des frais de transport collectif

Lorsque le salarié prend le bus pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, il doit bénéficier de la part de son employeur d’un remboursement de la moitié du coût de l’abonnement (qu’il soit mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel). Cette prise en charge est une obligation prévue par la loi, quel que soit le lieu d’implantation de l’entreprise, son effectif ou sa branche d’activité.
L’obligation légale ne couvre pas que le transport en bus. Sont ainsi visés tous les moyens de transport collectif public : train, métro, tramway. Et aussi les services publics de location de vélo !

La prise en charge facultative des frais liés à l'utilisation d'un véhicule personnel

En grande majorité aujourd’hui, les salariés utilisent leur véhicule personnel, auto ou moto, pour se rendre et repartir quotidiennement de leur lieu de travail. Dans ce cas de figure, la loi n’impose pas à l’employeur de verser aux salariés une quelconque indemnité en contrepartie des frais exposés (carburant, électricité ou hydrogène).
Toutefois, un encouragement est donné à l’employeur pour mettre en place une telle indemnisation. Il bénéficie d’une exonération de charges sociales (le salarié bénéficiant d’une exonération d’impôt sur le revenu) pour toute prise en charge volontaire des frais de trajet domicile-lieu de travail par un véhicule personnel à hauteur de 200 euros maximum par an et par bénéficiaire. Cette prise en charge facultative peut être prévue dans un accord d’entreprise ou par décision unilatérale de l’employeur. Cependant, il existe une réserve majeure : seuls peuvent y prétendre les salariés soumis à des horaires de travail particuliers ou les salariés dont le domicile ou le lieu de travail n’est pas desservie par un service public de transport collectif et non inclus dans le périmètre d’un plan de mobilité obligatoire.

La prise en charge facultative des frais de mobilités durables

Vous utilisez une trottinette pour vous rendre au travail ? Bonne nouvelle, depuis le 1er janvier 2020, vous pouvez peut-être bénéficier d’une indemnité versée par votre employeur ! Les employeurs sont encouragés à participer aux frais de leurs salariés utilisant un mode de transport durable pour se rendre quotidiennement à leur travail. En pratique, un employeur peut verser sans avoir à payer de charges un montant maximal de 400 euros par an et par bénéficiaire.
Et c’est quoi un mode de transport durable ? Un cycle, un service de mobilité partagée, un transport public de personne (la prise en charge facultative venant alors couvrir les dépenses au-delà de la prise en charge légale de 50 % des abonnements) ou le covoiturage (comme conducteur ou comme passager).

La mise à disposition d'un véhicule de l'entreprise

Un employeur peut choisir de mettre à disposition d’un salarié un véhicule appartenant à l’entreprise pour lui permettre d’effectuer ses déplacements professionnels, mais aussi ses trajets quotidiens entre domicile et lieu de travail. Cette mise à disposition demeure facultative, sous réserve qu’elle ne soit pas prévue dans le contrat de travail du salarié. Si le salarié aurait pu prétendre à la prise en charge exonérée d’une fraction de ses frais domicile-lieu de travail en cas d’utilisation de son véhicule personnel, la mise à disposition d’un véhicule de l’entreprise nécessaire à son activité professionnelle est intégralement exonérée de charges pour l’entreprise et ne donne pas lieu à impôt pour le bénéficiaire.

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