La procédure d'approbation des comptes annuels en pratique

I. L'élaboration des comptes sociaux par voie dématérialisée

Les comptes sociaux annuels correspondent à un ensemble indissociable d'états comptables : le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Certaines sociétés, en raison de leur forme juridique et de leur dimension, peuvent également être tenues d'établir des documents connexes, tels que le rapport annuel de gestion, les documents comptables de consolidation, le rapport du conseil de surveillance, etc.

Au sein d'une SARL, l'élaboration des comptes sociaux annuels est une mission qui incombe au(x) gérant(s), qui peut procéder à l'arrêté des documents comptables par consultation écrite ou visioconférence.

Au sein d'une SA, l'élaboration des comptes sociaux annuels appartient au conseil d'administration ou au directoire, selon le cas. Seule la société anonyme à directoire et conseil de surveillance est habilitée à procéder à l'arrêté des comptes par consultation écrite ou par visioconférence.

Au sein d'une SAS, l'élaboration des comptes sociaux annuels relève du président ou des dirigeants désignés à cet effet dans les statuts, qui peuvent procéder à l'arrêté des documents comptables par consultation écrite ou visioconférence.

II. La convocation de l'assemblée générale par voie électronique

Une fois les comptes sociaux annuels établis, les actionnaires doivent être convoqués pour approuver les comptes de la société. Cette convocation doit leur parvenir quinze jours au moins avant la tenue de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, quelle que soit la forme juridique de la société.

Au sein d'une SARL, en principe, les actionnaires doivent être convoqués par lettre recommandée. Le Code de commerce reconnaît tout de même au(x) gérant(s) de SARL la possibilité de convoquer les actionnaires par voie électronique, en lieu et place d'un envoi postal, à la condition d'en soumettre la proposition aux actionnaires et d'obtenir leur accord individuel. Dans le cas contraire, la convocation doit nécessairement être envoyée par voie postale.

Au sein d'une SA, les rédacteurs des statuts sont également libres de prévoir que les actionnaires seront convoqués soit par envoi simple, soit par lettre recommandée, par voie postale ou par voie électronique. Pour autant, le recours à la télécommunication électronique suppose que la société en ait soumis la proposition aux actionnaires, qui doivent chacun avoir donné leur accord. Dans le cas contraire, la convocation doit nécessairement être envoyée par voie postale.

Au sein d'une SAS, le Code de commerce donne tout pouvoir aux statuts de la SAS en matière de convocation. Dans cette logique, les rédacteurs des statuts sont libres de prévoir que les actionnaires seront convoqués soit par envoi simple, soit par lettre recommandée, par voie postale ou par voie électronique, sans qu'il soit nécessaire de leur en soumettre la proposition ni d'obtenir leur accord.

III. La tenue de l'assemblée générale en visioconférence

La réunion des actionnaires en assemblée générale a pour but d'approuver les comptes de la société et de décider de l'affectation du résultat annuel (en réserves, en dividendes ou en report à nouveau).

Au sein d'une SARL, aucune dématérialisation de l'approbation des comptes n'est possible. Les documents comptables établis par le(s) gérant(s) sont obligatoirement soumis à l'approbation des actionnaires réunis en assemblée.

Au sein d'une SA, les statuts peuvent prévoir que l'assemblée générale d'approbation des comptes est tenue exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunications permettant l'identification des actionnaires.

Au sein d'une SAS, tout comme dans la SA, les statuts peuvent prévoir que l'assemblée générale d'approbation des comptes est tenue exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunications permettant l'identification des actionnaires. Il est également loisible de penser que la SAS peut avoir recours à l'acte électronique sous signature privée ou à la consultation écrite, dans la mesure où il appartient aux statuts de déterminer les décisions qui doivent être prises collectivement par les actionnaires, dans les formes et conditions qu'ils prévoient.

IV. L'établissement du procès-verbal de l'assemblée générale dématérialisée

Le procès-verbal (PV) de l'assemblée générale est l'unique instrument de l'approbation des comptes. Il peut être établi sous forme électronique aussi bien dans la SARL que dans la SA ou la SAS.

Le document doit obligatoirement contenir les informations suivantes : la date et le lieu de la réunion, le mode de convocation, le recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunications, l'ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d'actions participant au vote, le quorum atteint, les documents comptables soumis à l'approbation des actionnaires, un résumé des débats, le texte des résolutions, le résultat des votes.

Le procès-verbal peut également être signé au moyen d'une signature électronique avancée, à la condition que celle-ci réponde aux exigences suivantes : être liée au signataire de manière univoque, permettre d'identifier le signataire, avoir été créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif, être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Le document doit ensuite être établi sur un registre spécial tenu au siège social, qui peut lui aussi être établi sous forme électronique à la condition de respecter deux conditions cumulatives : le registre doit être daté de manière électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve, le PV doit avoir été signé par le biais d'une signature électronique avancée.

Lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, les SARL/SA/SAS bénéficient d'un délai de huit mois maximum à compter de la clôture de l'exercice pour déposer leurs comptes annuels.